Sediu social în apartament: comodat, acordul vecinilor, acte ONRC

Întrebarea apare la fiecare firmă nouă și la fiecare proprietar care vrea să închirieze unei firme: se poate pune sediul social într-un apartament de bloc? Se poate, dar răspunsul complet depinde de un singur lucru: dacă la acea adresă se desfășoară sau nu activitate efectivă.

Care e regula, pe scurt?

Temeiul pentru partea a doua e art. 40 din Legea 196/2018, care cere avizul scris al comitetului executiv al asociației de proprietari și acordul scris, prealabil, al proprietarilor direct afectați - cei cu care te învecinezi pe orizontală și pe verticală, deci inclusiv vecinii de deasupra și de dedesubt.

Ce este contractul de comodat?

Comodatul e împrumutul de folosință cu titlu gratuit: dai cuiva dreptul de a folosi un bun, fără să primești chirie. E instrumentul standard când asociatul își pune sediul firmei în propriul apartament sau în cel al unei rude - nu se plătește chirie, deci nu apare venit impozabil.

Fiind gratuit, comodatul nu se înregistrează la ANAF, spre deosebire de contractul de închiriere, care se declară prin formularul C168 în 30 de zile. Dacă primești bani pentru folosința spațiului, nu mai e comodat, e închiriere - și atunci se aplică regulile din ghidul despre contractul de închiriere și înregistrarea la ANAF, plus impozitul pe chirie.

Ce trebuie să conțină contractul de comodat?

• Părțile: comodantul (proprietarul) și comodatarul (firma sau PFA-ul), cu date complete de identificare;
• Obiectul: adresa exactă, numărul cadastral și de carte funciară, suprafața pusă la dispoziție - integral sau doar o cameră;
• Scopul: mențiunea expresă că spațiul e folosit ca sediu social sau sediu profesional;
• Durata: determinată, iar la ONRC sediul se declară pe durata contractului - atenție, un sediu expirat înseamnă firmă cu sediu neconform;
• Caracterul gratuit, spus explicit, ca să nu fie recalificat drept închiriere;
• Semnăturile și acordul tuturor coproprietarilor - dacă apartamentul e bun comun, semnează ambii soți.

Când chiar am nevoie de acordul vecinilor?

Criteriul e activitatea, nu simpla înregistrare. Dacă apartamentul rămâne locuință și firma are acolo doar adresa de corespondență, se depune la ONRC o declarație pe proprie răspundere că nu se desfășoară activitate la sediu, și atât.

Dacă însă lucrezi efectiv acolo - primești clienți, ai angajați, un cabinet, un birou cu program -, atunci apartamentul e folosit altfel decât ca locuință, iar art. 40 din Legea 196/2018 se aplică integral: aviz de la comitetul executiv și acord scris de la vecinii direct afectați. Legea cere și un acord scris între vecinii afectați și proprietarul solicitant, în care se declară tipul activității și numărul de persoane, pentru calculul cheltuielilor comune; o copie se depune la președintele asociației, spre a fi atașată la acordul de asociere.

Ce acte depui la ONRC?

• contractul de comodat sau de închiriere, în original sau copie;
• actul de proprietate al comodantului;
• declarația pe proprie răspundere privind desfășurarea sau nedesfășurarea activității la sediu;
• hotărârea AGA sau decizia asociatului unic, când e vorba de o schimbare de sediu;
• acordul asociației și al vecinilor, când e cazul.

După înregistrarea mențiunii la registrul comerțului, firma are obligația de a actualiza datele și la organul fiscal, în termenul prevăzut de lege.

Ce riști dacă sari peste acorduri?

Trei lucruri, în ordinea probabilității: respingerea dosarului la ONRC dacă lipsesc documentele; plângere din partea asociației sau a vecinilor, cu obligarea la încetarea activității; și, în cazul unei activități zgomotoase sau cu flux de public, o acțiune în instanță pentru exercitarea abuzivă a dreptului de proprietate. Nimic din toate astea nu se rezolvă retroactiv mai ieftin decât un acord obținut la timp.

Ce contează pentru proprietarul care închiriază firmelor?

Dacă ești proprietar și un chiriaș vrea să își pună sediul social la tine, verifică trei lucruri: că înțelegeți amândoi dacă se va desfășura activitate acolo, că durata contractului acoperă perioada declarată la ONRC, și că ai obținut acordurile necesare - pentru că răspunderea față de asociație rămâne a ta, ca proprietar. Vezi și ghidul despre asociația de proprietari.

Cauți un spațiu potrivit pentru firmă, nu un apartament? Vezi ghidul despre închirierea unui spațiu comercial sau birou ori anunțurile active.